Kupujesz spółkę? Co sprawdzić przed podpisaniem listu intencyjnego?

Przed podpisaniem listu intencyjnego przy zakupie spółki trzeba ustalić przedmiot nabycia, sposób liczenia ceny oraz wiążące zobowiązania stron. List intencyjny określa się też skrótem LOI, od angielskiego letter of intent. Już wtedy warto uzgodnić zakres due diligence, czyli badania prawnego, podatkowego i finansowego przed zakupem, a także podmiot ponoszący koszty doradców. Te ustalenia wpływają na późniejsze rozliczenia; sam nagłówek „niewiążący LOI” nie przesądza treści wszystkich zobowiązań.

Udziały czy aktywa — ta decyzja zmienia zakres ryzyka

Przy zakupie udziałów właściciel się zmienia, ale spółka pozostaje stroną swoich umów, pracodawcą i podatnikiem. Jej zaległości podatkowe nie znikają wraz z podpisem sprzedającego. Nabywca kupuje więc także ekonomiczne ryzyko spraw, które mogą ujawnić się dopiero podczas późniejszej kontroli.

Przy zakupie aktywów zakres przejmowanych składników ustala się inaczej. Trzeba zbadać, czy jest to pojedynczy majątek, przedsiębiorstwo czy ZCP, jakie zobowiązania mogą obciążać nabywcę i czy przechodzą umowy oraz pracownicy. Dla odpowiedzialności za zaległości podatkowe przy nabyciu przedsiębiorstwa lub ZCP istotne są art. 112 Ordynacji podatkowej oraz zaświadczenie przewidziane w art. 306g. Zaświadczenie ma ustawowy zakres i znaczenie czasowe; nie jest ogólną gwarancją braku wszystkich ryzyk.

Tej decyzji nie warto pozostawiać na koniec badania. Sprzedaż udziałów i sprzedaż przedsiębiorstwa mogą wymagać innych zgód, dokumentów, finansowania i rozliczenia VAT lub PCC. Jeżeli biznes opiera się na licencji albo kluczowym kontrakcie, trzeba wcześnie sprawdzić jego postanowienia dotyczące zmiany kontroli i przenoszenia praw.

Cena 10 mln zł: za biznes czy za udziały?

W rozmowach ta sama kwota bywa używana dla wartości przedsiębiorstwa i dla kwoty należnej sprzedającemu za udziały. Różnicę tworzą m.in. dług, gotówka i uzgodniony poziom kapitału obrotowego. Definicje powinny pojawić się przed uznaniem, że strony porozumiały się co do ceny.

Własny model: wartość biznesu ustalono na 10 mln zł. Przyjmujemy 2 mln zł długu uwzględnianego w rozliczeniu, 600 tys. zł gotówki oraz 300 tys. zł niedoboru kapitału obrotowego względem uzgodnionego poziomu.

To rachunek oparty na umownych założeniach, nie ustawowy wzór wyceny. Spór może dotyczyć tego, czy dług obejmuje pożyczkę wspólnika, zaległe premie, leasing albo określone podatki. Potrzebne są definicje i zabezpieczenie przed podwójnym uwzględnieniem tej samej pozycji. Model nie zawiera kosztów transakcji, VAT ani PCC.

Które części listu intencyjnego mają być wiążące?

List intencyjny może określać orientacyjne warunki rozmów, a jednocześnie skutecznie regulować poufność, wyłączność, podział kosztów lub odpowiedzialność za naruszenie tych obowiązków. Znaczenie ma treść i zamiar stron, oceniane zgodnie z art. 65 Kodeksu cywilnego.

Negocjacje podlegają również art. 72 KC. Prowadzenie ich z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, może rodzić odpowiedzialność za szkodę wynikającą z uzasadnionego liczenia na jej zawarcie. Poufne informacje chroni art. 72¹, ale warto jasno ustalić dopuszczalny krąg odbiorców, wykorzystanie danych i ich zwrot po zakończeniu rozmów.

Jeżeli treść dokumentu odpowiada umowie przedwstępnej, trzeba zbadać art. 389–390 KC i wymagania formy. Dla zbycia udziałów w spółce z o.o. art. 180 KSH przewiduje co do zasady formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi, z ustawowymi rozwiązaniami szczególnymi. Art. 182 wymaga z kolei sprawdzenia ograniczeń zbywalności, w tym zgody spółki przewidzianej w umowie.

Do listu warto zatem wpisać zakres wiążących ustaleń i warunki dalszych etapów. Wyłączność powinna mieć rozsądny termin i zasady zakończenia. Ewentualna wpłata wymaga określenia, czy jest zaliczką, zadatkiem z art. 394 KC, depozytem czy innym zabezpieczeniem. Sam tytuł przelewu nie zapewni jej zwrotu w każdej sytuacji.

Co sprawdzić w due diligence przed zakupem spółki?

Due diligence przed zakupem spółki powinno wyjaśnić, czy wyniki finansowe, prawa do aktywów, umowy i rozliczenia podatkowe uzasadniają przyjętą cenę oraz warunki zakupu. Lista dokumentów jest potrzebna, ale badanie ma odpowiedzieć na pytania biznesowe. Czy przyjęta rentowność jest powtarzalna? Czy firma rzeczywiście posiada prawa do oprogramowania? Czy kluczowy kontrakt przetrwa zmianę właściciela? Czy ryzyko podatkowe dotyczy jednego rozliczenia, czy całego modelu działania?

Przy badaniu cyberbezpieczeństwa spółki pomocny będzie również poradnik, jak zakwalifikować działalność do KSC/NIS2 i uporządkować odpowiedzialność.

W podatkach warto sprawdzić nie tylko deklaracje i brak aktualnych zaległości, ale także m.in.:

• rozliczenia z podmiotami powiązanymi i dokumentację cen transferowych;
• WHT, rzeczywistych odbiorców płatności i podstawy stosowanych preferencji;
• odliczenia VAT, transakcje nieruchomościowe oraz wykorzystanie aktywów;
• ulgi, straty i warunki ich wykorzystania po transakcji;
• zatrudnienie, współpracę B2B i rozliczenia świadczeń dla właścicieli;
• toczące się postępowania oraz zdarzenia, których nie objęto dotychczas kontrolą.

Raport powinien pozwalać odróżnić problem wymagający korekty przed zakupem od ryzyka, które można objąć gwarancją, szczególnym odszkodowaniem lub zatrzymaniem części ceny. Sama obietnica sprzedającego nie zastąpi jednak sprawdzenia, czy będzie on miał środki na pokrycie odpowiedzialności.

Co z kosztem badania, jeżeli kupujący zrezygnuje z transakcji?

Brak zakupu nie przekreśla automatycznie racjonalności wcześniejszego wydatku. Badanie ma właśnie umożliwić decyzję, w tym odstąpienie od niebezpiecznej inwestycji. W CIT należy jednak ustalić podmiot ponoszący koszt, gospodarczy cel, rodzaj usługi i źródło przychodów. Podstawą jest art. 15 ust. 1, a przy czasie rozliczenia kosztów pośrednich — art. 15 ust. 4d–4e. Wydatki na samo nabycie udziałów mają odrębne zasady z art. 16 ust. 1 pkt 8.

W interpretacji z 25 sierpnia 2026 r., 0111-KDIB1-1.4010.439.2026.2.SH, spółka przemysłowa badała zakup zagranicznego dostawcy. Inwestycja miała zapewnić korzyści operacyjne i technologiczne, a nie służyć przede wszystkim uzyskiwaniu dywidend. Po ujawnieniu ryzyk odstąpiono od zakupu.

Podatnik argumentował, że wydatki doradcze nadal służyły jego działalności operacyjnej. Dyrektor KIS zaakceptował ich kwalifikację jako kosztów pośrednich przypisanych do źródła innych przychodów niż zyski kapitałowe i odstąpił od odrębnego uzasadnienia prawnego oceny. To akceptacja konkretnego opisu i argumentacji spółki, a nie reguła, że każdy nieudany zakup daje taki sam koszt.

Inaczej trzeba badać wydatek pasywnego holdingu albo sytuację, w której spółka operacyjna płaci za doradców obsługujących wyłącznie jej właściciela. Dlatego już w umowie z doradcą należy poprawnie wskazać odbiorcę usługi. Późniejsze przeksięgowanie faktury nie wyjaśni samo z siebie, czyj interes realizowano.

VAT od doradców: planowana działalność ma znaczenie także przy nieudanym przejęciu

VAT od doradców przy nieudanym przejęciu może podlegać odliczeniu, jeżeli wydatki były związane z rzeczywiście planowaną działalnością opodatkowaną nabywcy. Inaczej trzeba ocenić samo posiadanie udziałów w celu otrzymywania dywidend. Podstawowy warunek związku zakupu z czynnościami opodatkowanymi określa art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

W Ryanair, C-249/17, z 17 października 2018 r., spółka poniosła koszty doradcze w związku z próbą przejęcia innego przewoźnika. Zamierzała świadczyć na jego rzecz opodatkowane usługi zarządzania. Planowanej działalności nie udało się zrealizować, ale Trybunał dopuścił odliczenie VAT od kosztów przygotowawczych przy wskazanym związku z planowaną działalnością gospodarczą.

Istotny był rzeczywisty zamiar wykonywania opodatkowanych świadczeń, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami. Samo oczekiwanie dywidendy z nabytych udziałów nie daje takiej samej podstawy. Dla nabywcy oznacza to potrzebę udokumentowania planowanego modelu działania przed transakcją, a nie dopisywania go dopiero po sporze o faktury.

W Larentia + Minerva i Marenave Schiffahrt, C-108/14 i C-109/14, z 16 lipca 2015 r., Trybunał odróżnił holding aktywnie uczestniczący w zarządzaniu poprzez działalność gospodarczą od posiadania udziałów poza takim zakresem. Wskazał na odliczenie kosztów ogólnych przy działalności opodatkowanej oraz konieczność odpowiedniego podziału przy aktywności mieszanej.

Z kolei Marle Participations, C-320/17, z 5 lipca 2018 r., pokazuje, że gospodarcza aktywność holdingu nie ogranicza się do usługi nazwanej „zarządzaniem”. Stały, odpłatny i opodatkowany najem nieruchomości na rzecz spółki zależnej mógł spełniać właściwe przesłanki. Znaczenie miały rzeczywiste świadczenie i związek wydatku z działalnością.

W polskim rozliczeniu trzeba zastosować art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zasady podziału i wyłączenia odliczenia. Te wyroki nie zapewniają pełnego odliczenia każdemu nabywcy udziałów, lecz pokazują, jakie różnice modelu działalności zmieniają wynik.

PCC, finansowanie i międzynarodowa struktura wymagają własnego rachunku

Przy sprzedaży udziałów co do zasady należy ocenić PCC 1% od ich wartości rynkowej według art. 6 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o PCC, z uwzględnieniem zakresu terytorialnego i właściwych zwolnień. Przy zakupie aktywów stawki i zakres podatków mogą być inne.

Pożyczka na przejęcie wymaga osobnego zbadania odsetek, ograniczeń kosztowych wynikających z art. 15 ust. 1, art. 15c i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i WHT. Zakup udziałów sam w sobie nie daje też swobody przeniesienia całego kosztu finansowania do przejmowanej spółki. Do porównania potrzebny jest plan przepływów po zamknięciu, a nie tylko źródło pieniędzy w dniu zapłaty ceny.

W transakcji międzynarodowej trzeba ustalić rezydencję uczestników, odpowiednie umowy podatkowe, faktyczne funkcje nabywcy oraz ewentualne obowiązki dotyczące kontroli inwestycji. Zakres tej ostatniej oceny wynika z ustawy o kontroli niektórych inwestycji i konkretnego sektora oraz transakcji.

Warto również zbadać MDR. Według przepisów obowiązujących od 1 października 2026 r. potrzebne są transgraniczny charakter i właściwe przesłanki schematu. Szczególnej analizy może wymagać nabycie spółki ponoszącej straty połączone z zakończeniem jej głównej działalności i wykorzystaniem strat w sposób objęty cechą rozpoznawczą oraz kryterium głównej korzyści. Sam zakup zdrowej firmy od zagranicznego właściciela nie oznacza automatycznie raportowania.

Jakie ustalenia powinny poprzedzać podpis?

Przed LOI warto mieć uzgodniony przedmiot nabycia, definicję ceny, zakres i termin badania, dostęp do informacji, podział kosztów oraz katalog wiążących postanowień. Równolegle trzeba ustalić, kto kupuje, kto finansuje i kto będzie rzeczywiście korzystał z usług doradców.

Jarosław Włoch, Aleksandra Nocuń-Galas i Aleksander Druzic mogą pomóc połączyć te elementy z planem transakcji. Dla sprzedającego będącego osobą fizyczną przygotowaliśmy odrębny artykuł o PIT od sprzedaży udziałów, ratach i earn-out.