Kontrahent w restrukturyzacji lub upadłości — co zrobić z niezapłaconą fakturą?

Informacja o restrukturyzacji lub upadłości kontrahenta wymaga sprawdzenia postępowania, zabezpieczenia wierzytelności i osobnej analizy podatków. Faktura nadal ma znaczenie, ale kolejne wezwanie do zapłaty może już nie być właściwą drogą odzyskania pieniędzy. Jednocześnie nie trzeba automatycznie czekać do końca upadłości, aby zbadać ulgę na złe długi w VAT.

Najpierw ustal, co rzeczywiście wydarzyło się u dłużnika

Wiadomość od handlowca „klient ogłosił restrukturyzację” nie wyjaśnia jeszcze stanu prawnego. Trzeba sprawdzić obwieszczenia w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, rodzaj postępowania, daty i osobę nadzorcy, zarządcy albo syndyka. Inne skutki ma samo złożenie wniosku, inne otwarcie postępowania, a jeszcze inne obwieszczenie dotyczące ustalenia dnia układowego.

To rozróżnienie wpływa na możliwość egzekucji, bieżące płatności i sposób udziału wierzyciela. W upadłości art. 146 Prawa upadłościowego reguluje zawieszenie i umorzenie dotychczasowej egzekucji oraz zakaz kierowania nowej do masy upadłości. W restrukturyzacji ochronę trzeba ustalić dla konkretnej procedury, m.in. na podstawie art. 259 i 312, a przy odpowiednim obwieszczeniu — art. 226e Prawa restrukturyzacyjnego.

Nawet prawomocny wyrok nie pozwala ominąć tych zasad. Potwierdza wierzytelność, ale nie zawsze daje możliwość dalszego samodzielnego prowadzenia egzekucji.

W upadłości zgłoś wierzytelność we właściwym trybie

Przy zwykłej wierzytelności handlowej należy sprawdzić obowiązek zgłoszenia syndykowi przez system obsługujący postępowanie. Podstawowe zasady wynikają z art. 216a i art. 236 ust. 1 Prawa upadłościowego. Termin wskazuje postanowienie o ogłoszeniu upadłości; art. 51 ust. 1 pkt 4 przewiduje wezwanie do zgłoszeń w terminie trzydziestu dni od obwieszczenia. Ustawa zawiera wyjątki dotyczące niektórych kategorii wierzycieli.

Należy ustalić kwotę główną, należności uboczne, podstawę roszczenia i zabezpieczenia, a także zebrać umowę, faktury, dowody dostawy lub wykonania usługi oraz historię płatności. Zakres zgłoszenia określa art. 240. E-mail z fakturą do dotychczasowego opiekuna po stronie klienta nie zastępuje prawidłowego zgłoszenia.

Spóźnienie nie zawsze oznacza definitywną utratę wierzytelności, ale może powodować koszty i ograniczenia. Art. 252 przewiduje m.in., że późne zgłoszenie nie zmienia wykonanych planów podziału, a uwzględnienie następuje według zasad dotyczących późniejszych podziałów. Nie warto czekać na informację, czy „w masie na pewno coś będzie”.

W restrukturyzacji sprawdź spis, grupę i propozycje układowe

Tryb upadłościowego zgłoszenia nie przenosi się automatycznie do każdej restrukturyzacji. Trzeba zweryfikować ujęcie należności w spisie, jej kwotę, charakter sporny lub bezsporny oraz zasady uczestnictwa i głosowania. Znaczenie mają m.in. art. 65, art. 76 i następne oraz art. 150–151 Prawa restrukturyzacyjnego.

Zabezpieczenie hipoteczne, zastaw, gwarancja lub poręczenie mogą istotnie zmienić pozycję wierzyciela, ale nie wolno z samego istnienia hipoteki wyprowadzać wniosku, że układ nigdy nie obejmie wierzytelności. Potrzebna jest ocena aktualnych przepisów, wartości zabezpieczenia, konkretnej propozycji oraz reżimu czasowego postępowania.

Nie wystarczy przeczytać zdania „spłata 70%”. Trzeba sprawdzić podstawę redukcji, okres karencji, odsetki, kolejność rat, realne źródła finansowania i skutki niewykonania układu. Osobno ustala się, czy i na jakich warunkach można kontynuować dostawy. Nowa sprzedaż może tworzyć inne ryzyko niż należność sprzed otwarcia postępowania.

Czy układ na 70% wierzytelności jest ekonomicznie dobry?

Własny model: niezabezpieczona należność wynosi 300 tys. zł, a wariant spłaty zakłada 70%, czyli 210 tys. zł, w czterech równych rocznych ratach po 52,5 tys. zł. Przy przyjętej wyłącznie do porównania stopie dyskontowej 8% i pierwszej racie po roku wartość bieżąca rat wynosi około 173,9 tys. zł.

To więcej informacji niż samo nominalne 70%, ale nadal nie jest prognozą odzysku. Model zakłada terminowe wykonanie wszystkich rat, nie obejmuje ryzyka niewykonania, podatków ani kosztów postępowania. Jeżeli źródła spłaty są niepewne, wartość ekonomiczna będzie niższa. Z kolei odzysk w upadłości trzeba oszacować według majątku, obciążeń, kosztów i czasu podziału, zamiast przyjmować, że wyniesie zero.

Takie porównanie pomaga zadać konkretne pytania nadzorcy i dłużnikowi. Nie uprawnia do pobierania indywidualnej zapłaty z pominięciem ograniczeń obowiązujących w danej procedurze.

Ulga na złe długi w VAT przy restrukturyzacji i upadłości kontrahenta

Restrukturyzacja ani upadłość kontrahenta nie wykluczają same w sobie ulgi na złe długi w VAT. Wierzyciel musi jednak spełnić aktualne warunki art. 89a ustawy o VAT. Jego ust. 1–1a pozwala skorygować podstawę i VAT należny przy uprawdopodobnionej nieściągalności: co do zasady chodzi o brak uregulowania lub zbycia wierzytelności przez 90 dni od upływu terminu płatności. Korekta obejmuje także odpowiednią niezapłaconą część.

Trzeba zbadać pozostałe przesłanki i okres rozliczenia. Art. 89a ust. 2 pkt 5 przewiduje trzy lata liczone od końca roku wystawienia faktury. Ust. 2 pkt 3 lit. a nadal zawiera wymóg rejestracji wierzyciela jako czynnego podatnika VAT na dzień poprzedzający złożenie deklaracji z korektą. Przy dostawie na rzecz podmiotu innego niż czynny podatnik VAT dodatkowe warunki określa ust. 2a. Aktualna ustawa nie zawiera natomiast dawnego zakazu ulgi z powodu upadłości lub likwidacji dłużnika.

Dlaczego status dłużnika nie powinien przekreślać korekty, dobrze pokazuje wyrok TSUE z 15 października 2020 r., C-335/19, E. Polska spółka wystawiła fakturę za usługi doradztwa. Klient nie zapłacił, a następnie został postawiony w stan likwidacji. Organ odmawiał ulgi z uwagi na ówczesny warunek dotyczący jego statusu.

Trybunał uznał takie ograniczenia za sprzeczne z art. 90 dyrektywy VAT. Wyjaśnił, że ryzyko późniejszej zapłaty można uwzględnić przez ponowne zwiększenie podatku, zamiast odbierać korektę wierzycielowi finansującemu niezapłacony VAT. Wyrok zakwestionował również wskazany warunek rejestracji samego wierzyciela. Dlatego przypadek wierzyciela wykreślonego z VAT wymaga uwzględnienia prawa unijnego, a nie zakończenia analizy na literalnym brzmieniu polskiej ustawy.

Nie należy przy tym przenosić do aktualnych rozliczeń historycznego terminu 150 dni i dawnego dwuletniego okresu z tej sprawy. Dziś punktem wyjścia są odpowiednio 90 dni i trzy lata, z odrębną oceną starszych faktur i przepisów przejściowych.

Czy trzeba czekać na zakończenie upadłości albo bezskuteczną egzekucję?

W Di Maura, C-246/16, z 23 listopada 2017 r., Trybunał badał włoskie zasady, które w praktyce mogły odsuwać korektę VAT do końca postępowania trwającego ponad dziesięć lat. Uznał, że niepewność odzyskania długu nie uzasadnia tak daleko idącego obciążenia wierzyciela. Mniej dolegliwym rozwiązaniem może być korekta po wykazaniu uzasadnionego prawdopodobieństwa braku zapłaty i jej odwrócenie po odzyskaniu należności.

Z kolei w SCT, C-146/19, z 11 czerwca 2020 r., problemem było niezgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym. Trybunał sprzeciwił się automatycznej odmowie obniżenia VAT, jeżeli podatnik wykaże, że nawet prawidłowe zgłoszenie nie przyniosłoby zaspokojenia. Była to sprawa słoweńska, a jej przesłanką było wykazanie braku możliwości odzyskania długu.

SCT nie jest zaleceniem rezygnacji ze zgłoszenia. Procesowe zabezpieczenie roszczenia służy odzyskaniu pieniędzy, a ulga VAT ma własny cel i warunki. Zaniedbanie pierwszego działania może zaszkodzić firmie, nawet jeżeli uda się później obronić część skutków podatkowych.

Czekanie na koniec postępowania może wręcz zamknąć drogę do korekty. W interpretacji z 27 sierpnia 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.424.2026.2.AA, spółka chciała rozliczyć niezapłacone faktury z 2011 r. po zakończeniu upadłości kontrahenta. Organ odmówił, wskazując na historyczny termin ulgi i przedawnienie zobowiązań podatkowych. Za istotne uznał też to, że według opisu wcześniejsze niewykorzystanie ulgi wynikało z decyzji spółki, a nie z przeszkody ustawowej zakwestionowanej przez TSUE.

Sprawa dotyczyła dawnych faktur i dawnych terminów, więc nie wyznacza obecnego okresu 90 dni ani trzyletniego limitu. Pokazuje natomiast, dlaczego na ulgę trzeba patrzeć w kalendarzu rozliczeń VAT. Późniejsze uzyskanie dokumentu o zakończeniu upadłości nie tworzy automatycznie nowego terminu na korektę.

Przykład: faktura 123 tys. zł i późniejsza częściowa zapłata

Przyjmijmy własny model: krajowa faktura obejmuje 100 tys. zł netto i 23 tys. zł VAT. Całość pozostaje niezapłacona przez wymagany okres, wierzyciel spełnia warunki art. 89a i prawidłowo dokonuje korekty. Zmniejszenie VAT należnego wynosi 23 tys. zł. Nie jest to odzyskanie 123 tys. zł należności od klienta.

Jeżeli po korekcie dłużnik zapłaci połowę faktury, czyli 61,5 tys. zł, wierzyciel w modelu ponownie wykaże 11,5 tys. zł VAT należnego w odpowiednim okresie. Mechanizm wynika z art. 89a ust. 4. Zbycie wierzytelności również wymaga zbadania skutków wskazanych w tym przepisie.

Czym różni się ulga na złe długi w CIT od korekty VAT?

W CIT występuje ulga na złe długi z art. 18f, ale jej warunki różnią się od VAT. Art. 18f ust. 10 pkt 1 wymaga m.in., aby na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania dłużnik nie był w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji. Znaczenie mają też dwuletni okres z pkt 2, warunki terytorialne z pkt 3 i wyłączenie transakcji powiązanych z ust. 18. Nie można zatem uznać, że możliwość korekty VAT automatycznie oznacza identyczną ulgę CIT.

Osobno bada się odpis aktualizujący na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 26a i ust. 2a, a osobno wierzytelność odpisaną jako nieściągalna na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 25 i ust. 2. Ustawa wymaga odpowiednich przesłanek i dokumentów; zaksięgowanie straty nie wystarcza. Przy umorzeniu należności trzeba uwzględnić art. 16 ust. 1 pkt 44 oraz zakres wcześniejszego przychodu należnego.

Nie wolno odliczyć tej samej wierzytelności dwukrotnie — ograniczenia powiązań ulgi z innymi kosztami wynikają m.in. z art. 18f ust. 12–13. Warto prowadzić jeden rejestr obejmujący kwotę netto, VAT, częściowe wpłaty, odpisy, ulgi i skutki układu. Taki zapis pozwala uniknąć sytuacji, w której dział windykacji i księgowość rozliczają tę samą należność na sprzecznych założeniach.

Co zmienia postępowanie zagraniczne?

W sprawach unijnych znaczenie może mieć rozporządzenie 2015/848: właściwość oparta na głównym ośrodku podstawowej działalności, uznawanie otwarcia postępowania i uprawnienia zagranicznego wierzyciela. W szczególności trzeba zbadać art. 3, 19 oraz 53–55. Nie jest to uniwersalny tryb dla każdego państwa ani każdej restrukturyzacji.

Zagraniczna spółka matka nie staje się dłużnikiem polskiego dostawcy tylko dlatego, że kontroluje niewypłacalnego klienta. Roszczenie wobec poręczyciela, gwaranta lub innej osoby wymaga własnej podstawy i sprawdzenia terminów. Także korzystne zasady uznawania orzeczeń nie tworzą majątku, z którego można uzyskać zapłatę.

Od czego zacząć w firmie?

Połącz informacje handlowe, prawne i księgowe: obwieszczenie z KRZ, saldo, dokumenty wykonania umowy, zabezpieczenia, terminy zgłoszeń i dotychczasowe korekty podatkowe. Następnie ustal, kto odpowiada za udział w postępowaniu, kto za kontakt operacyjny, a kto za VAT i CIT. Zasady uporządkowania materiału na wypadek pytań organu opisujemy w poradniku o dokumentach i odpowiedziach w kontroli podatkowej.

Kacper Partyka, Emilia Więcek i Jarosław Włoch mogą pomóc ocenić pozycję wierzyciela oraz powiązać działania prawne z rozliczeniami podatkowymi. Do pierwszej rozmowy warto przygotować dokumenty dotyczące konkretnej należności i daty — często to one rozstrzygają, co nadal można skutecznie zrobić.