KSeF: projekt przesunięcia kar na 2028 r. a obowiązki firmy w 2027 r.

Planowane odroczenie szczególnych kar związanych z KSeF może dać firmom więcej czasu na usunięcie błędów w procesie. Nie jest jednak przesunięciem całego obowiązku korzystania z systemu. Zespół finansowy powinien rozdzielić datę stosowania sankcji, zakres obowiązkowego fakturowania oraz odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie VAT.

Jakie kary mają zostać przesunięte

Rządowy projekt zakłada rozpoczęcie stosowania wskazanych przepisów art. 106ni ustawy o VAT od 1 stycznia 2028 r., zamiast od 1 stycznia 2027 r. Chodzi o szczególny mechanizm kar związanych między innymi z wystawianiem faktur z naruszeniem obowiązku KSeF i określonych wymogów postępowania w przewidzianych ustawą trybach.

Ministerstwo Finansów uzasadnia zmianę potrzebą zapewnienia podatnikom czasu na dostosowanie procesów. Projektowana ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r. O tym, czy odroczenie faktycznie zadziała, rozstrzygnie zakończenie prac i ogłoszenie przepisów. Sam komunikat rządu nie zmienia terminu wynikającego z obowiązującej ustawy.

Co pozostaje zadaniem firmy mimo odroczenia sankcji

Brak stosowania określonej kary administracyjnej nie czyni KSeF dobrowolnym dla podmiotu i transakcji objętych obowiązkiem. Firma nadal musi właściwie wystawiać i odbierać faktury oraz rozliczać VAT. Należy uwzględnić ustawowe wyłączenia i przepisy przejściowe, zamiast zakładać, że wszystkie osoby i dokumenty podlegają identycznym regułom.

Odroczenie art. 106ni nie oznacza też ogólnego wyłączenia odpowiedzialności za każde uchybienie podatkowe. Nie zastępuje analizy błędów w deklaracji, ewidencji, treści dokumentów ani skutków na innych podstawach prawnych. Tych spraw nie można ocenić wyłącznie na podstawie terminu uruchomienia sankcji KSeF.

Osobno trzeba zweryfikować sytuację przedsiębiorców korzystających z przejściowego rozwiązania dla niewielkiej miesięcznej wartości fakturowanej sprzedaży. Projekt dotyczący kar nie przedłuża automatycznie każdego innego ułatwienia. Na styku 2026 i 2027 r. istotna jest lista konkretnych przepisów, z których korzysta dana firma.

Samo wysłanie faktury nie zamyka procesu

W praktyce najwięcej problemów powoduje brak kontroli pomiędzy programem sprzedażowym a wynikiem przetwarzania dokumentu w KSeF. System firmowy może pokazywać dokument jako wysłany, choć został on odrzucony. Dlatego procedura powinna obejmować sprawdzenie statusu, potwierdzenia przyjęcia i przypisania numeru KSeF, a następnie prawidłowe powiązanie tych informacji z dokumentem w ewidencji.

Warto objąć kontrolą także dokumenty zakupowe. Dostęp do KSeF nie wystarcza, jeżeli faktury nie trafiają na czas do osoby akceptującej koszt, do księgowości lub do systemu płatności.

Sześć obszarów do sprawdzenia przed 2027 r.

• Zakres: które podmioty, transakcje i rodzaje dokumentów firmy są objęte obowiązkiem, a które korzystają z wyłączenia.
• Statusy: kto monitoruje przyjęcie, odrzucenie i numer KSeF oraz jak dokumentuje wyjaśnienie błędu.
• Uprawnienia: kto może działać w systemie, jak zarządza się certyfikatami i co następuje po zmianie pracownika lub biura rachunkowego.
• Tryby szczególne: kiedy i na jakiej podstawie stosowany jest właściwy tryb offline lub awaryjny oraz kto pilnuje obowiązków po ustaniu problemu.
• Korekty i zagranica: jak obieg dokumentów uwzględnia korekty oraz udostępnienie faktury odbiorcy, który nie odbiera jej w KSeF.
• Uzgodnienie: jak porównuje się dane KSeF z ewidencją, deklaracją VAT i systemem sprzedażowym.

Dobrą próbą jest przejście przez rzeczywiste scenariusze firmy: fakturę odrzuconą, korektę po zamknięciu miesiąca, dokument dla zagranicznego kontrahenta oraz brak dostępu osoby zwykle obsługującej system. Wynik powinien wskazywać wykonawcę i zastępstwo dla każdej czynności.

Jak wykorzystać dodatkowy czas

Jeżeli odroczenie zostanie przyjęte, rozsądne będzie przeznaczenie tego okresu na usunięcie powtarzalnych błędów i pomiar skuteczności kontroli. Liczba odrzuconych dokumentów, czas ich wyjaśnienia i zgodność danych z księgowością mówią więcej o gotowości firmy niż samo potwierdzenie uruchomienia integracji.

Do czasu ogłoszenia nowelizacji harmonogram powinien uwzględniać także wariant, w którym projekt nie wejdzie w życie w zakładanym terminie. Dzięki temu firma nie uzależnia gotowości operacyjnej od wyniku prac parlamentu.

Który przepis ma zostać odroczony i dlaczego

Technicznie projektowany art. 2 pkt 2 zmienia art. 23 ustawy nowelizującej z 16 czerwca 2023 r.: dodaje pkt 5 dotyczący art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT. To zakres szczególnych kar KSeF, którego nie należy utożsamiać z całym obowiązkiem fakturowania. Projekt koryguje też odesłania dotyczące trybów szczególnych; ich prawidłowe stosowanie wymaga rozdzielenia offline24, niedostępności, awarii i awarii całkowitej.

W uzasadnieniu druku 3245 rząd wskazuje na problemy techniczne i organizacyjne oraz potrzebę dania dodatkowego czasu podatnikom kończącym okresy przejściowe. Jednocześnie zaznacza, że KAS może przypominać o obowiązkach i weryfikować rzetelność rozliczeń w ramach art. 272 Ordynacji podatkowej. Odroczenie szczególnej kary nie oznacza więc braku kontroli prawidłowości VAT.

Uzasadnienie przypomina również o zakończeniu od 1 stycznia 2027 r. określonych ułatwień, w tym rozwiązania dla miesięcznej fakturowanej sprzedaży do 10 000 zł brutto. Nie należy traktować projektu kar jako przedłużenia tego limitu. Firma powinna sprawdzić własną podstawę okresu przejściowego i przygotować proces przed jej wygaśnięciem.

Korekty w KSeF, błędny NIP i rabat pośredni — jak dokumentować rozliczenia?

Zbiorcza faktura korygująca in plus i in minus — w którym miesiącu rozliczyć VAT?

W interpretacji z 11 września 2026 r., 0113-KDIPT1-2.4012.549.2026.2.KT, KIS dopuścił jedną fakturę korygującą wynagrodzenie za pośrednictwo przy sprzedaży energii, obejmującą zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia. Dokument musiał spełniać art. 106j ustawy o VAT i identyfikować faktury oraz transakcje. Nie był to szczególny rabat okresowy z art. 106j ust. 3. Organ odrzucił natomiast rozliczanie całego salda zawsze w okresie wystawienia: do części „in plus” stosuje się art. 29a ust. 17 i moment wystąpienia przyczyny, a do części „in minus” właściwe zasady ust. 13–13c i 14. Techniczna akceptacja jednej faktury w KSeF nie rozstrzyga tej kwalifikacji.

Jeden dokument porządkuje rozliczenia z kontrahentem, ale może obejmować zdarzenia o różnych skutkach czasowych. Dla zwiększenia trzeba wskazać przyczynę korekty, a dla zmniejszenia zastosować odpowiadające mu przepisy. W ewidencji warto zachować rozbicie pozycji dokumentu według rodzaju zmiany i okresu VAT. Dzięki temu kwota technicznego salda nie zastępuje podatkowej analizy poszczególnych transakcji.

Błędny NIP nabywcy na fakturze w KSeF — korekta do zera czy poprawienie danych?

Interpretacja z 25 września 2026 r., 0114-KDIP4-3.4012.407.2026.1.AAR, obejmuje kilka rodzajów korekt; wynik jest częściowo korzystny, częściowo niekorzystny. W części dotyczącej faktury przyjętej przez KSeF, lecz wystawionej na niewłaściwego nabywcę, KIS wskazał korektę „do zera” dla błędnego kontrahenta i nową fakturę dla właściwego. Potwierdził w opisanych okolicznościach rozliczenie obu dokumentów w okresie pierwotnej sprzedaży, bo błąd istniał od początku. Podobnie oceniono podwójne zafakturowanie tej samej usługi: jedną fakturę koryguje się do zera.

Przyczyną korekty był błąd istniejący już przy sprzedaży. Towar lub usługa trafiły do właściwego klienta, lecz dokument wskazywał inny podmiot. Wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie prawidłowej odtwarzało tę samą transakcję, co wyjaśnia przypisanie dokumentów do pierwotnego okresu. Podobnie podwójna faktura wymaga usunięcia powielonego obrotu, a nie wykazania drugiej sprzedaży.

Rabat pośredni od producenta — nota księgowa czy faktura w KSeF?

W interpretacji z 15 października 2026 r., 0114-KDIP1-1.4012.565.2026.2.EW, producent wypłacał bonusy odbiorcom kupującym jego towary od niezależnych dystrybutorów. Odbiorcy nie świadczyli w zamian usług marketingowych ani innych świadczeń. KIS uznał bonus za rabat pośredni, który można dokumentować wiarygodną notą, a nie fakturą uczestnika i nie fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Nie było bowiem bezpośredniej sprzedaży producenta do uczestnika ani faktury pierwotnej między nimi. Rabat mógł korygować VAT należny producenta, ale nota nie tworzyła podatku naliczonego do odliczenia. Jeżeli bonus faktycznie wynagradza reklamę, ekspozycję lub inną usługę, trzeba ponownie ocenić transakcję.

Odbiorca kupował towar od dystrybutora, ale bonus finansował producent. Brakowało więc sprzedaży między stronami rozliczenia bonusu, którą można byłoby skorygować fakturą. Jednocześnie odbiorca nie wykonywał usługi w zamian za pieniądze. Te dwa elementy wyjaśniają zastosowanie noty. Gdy płatność wynagradza reklamę lub ekspozycję, pojawia się już inne świadczenie i inna podstawa dokumentowania.

Przykład liczbowy: jeden dokument, dwa okresy VAT

Zaksięgowanie wyłącznie salda 2 300 zł VAT w listopadzie pomijałoby zwiększenie 4 600 zł należące do października. Jeżeli korekta jest wystawiana w innym trybie albo przyczyna istniała już przy fakturze pierwotnej, wynik wymaga ponownego ustalenia. Potrzebne są dane o przyczynach i terminach poszczególnych pozycji, a nie tylko status „przyjęto w KSeF”.

Błędy na fakturze a odliczenie VAT i sankcje — co wynika z orzeczeń TSUE?

W wyroku z 15 września 2016 r., C-518/14, Senatex, TSUE zakwestionował pozbawienie korekty faktury dotyczącej numeru identyfikacyjnego skutku wstecznego przy odliczeniu VAT. Podatnik dysponował już fakturami; sprawa nie dotyczyła sytuacji, w której nie ma żadnej faktury. To argument do analizy skutków uzupełnienia danych i momentu odliczenia, a nie podstawa do zignorowania obowiązku wystawienia lub przesłania faktury w KSeF.

Wyrok z 15 września 2016 r., C-516/14, Barlis 06, dotyczył zbyt ogólnego opisu usług i okresu ich wykonania. Trybunał uznał, że sam brak formalny nie uzasadnia odmowy odliczenia, jeżeli organ ma informacje pozwalające sprawdzić przesłanki materialne. Powinien uwzględnić również dodatkowe dowody podatnika. Nie oznacza to akceptacji dowolnej treści faktury: podatnik nadal musi udowodnić rzeczywiste nabycie i związek z działalnością opodatkowaną.

W wyroku z 15 kwietnia 2021 r., C-935/19, Grupa Warzywna, TSUE sprzeciwił się automatycznej sankcji 20% za zawyżony zwrot w zakresie, w jakim nie pozwalała uwzględnić charakteru błędu, braku oszustwa i uszczuplenia dochodów fiskusa. Dotyczyło to ówczesnego dodatkowego zobowiązania VAT, nie kary KSeF z art. 106ni. Zasada proporcjonalności ma znaczenie przy ocenie sankcji, ale wyrok nie uchyla z góry każdej kary i nie przesądza projektowanego odroczenia na 2028 r.

Te trzy wyroki tworzą kontekst dla prawidłowej oceny faktur, dowodów i sankcji. Żaden nie rozstrzyga wprost obecnego projektu KSeF. Dlatego procedura powinna oddzielać poprawność transakcji, obowiązek fakturowania, wynik przetwarzania w systemie, okres VAT oraz ewentualną podstawę odpowiedzialności.

Praktyczny opis kontroli po uruchomieniu systemu znajdziesz w artykule KSeF: faktury, korekty i sprzedaż zagraniczna. W ramach doradztwa VAT TLP pomaga ocenić procedurę i przypisać obowiązki do rzeczywistego obiegu dokumentów.

Porozmawiajmy o Twojej sprawie

Opisz krótko sytuację firmy i pytanie, które chcesz wyjaśnić. Zakres analizy i potrzebne dokumenty ustalimy w odpowiedzi.

Punkty wyjścia do rozmowy

• Zakres: które podmioty, transakcje i rodzaje dokumentów firmy są objęte obowiązkiem, a które korzystają z wyłączenia.
• Statusy: kto monitoruje przyjęcie, odrzucenie i numer KSeF oraz jak dokumentuje wyjaśnienie błędu.

Napisz do nas

Imię i nazwisko*

Telefon*

E-mail*

Wiadomość*

Administratorem danych osobowych jest Tax Legal Partner J. Włoch, P. Szot spółka jawna z siedzibą w Krakowie, ul. Jana Zamoyskiego 81/15, 30-519 Kraków. Dane osobowe przetwarzane są m.in. w celu prowadzenia korespondencji w tym udzielania odpowiedzi na wysyłane do administratora wiadomości. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o służących Państwu prawach, można znaleźć w naszej Polityce prywatności.

Ta witryna jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązuje Polityka prywatności i Warunki korzystania z usługi Google.

Ustalimy zakres i kolejność dalszych działań. Ocena zależy od faktów, dokumentów i przepisów właściwych dla Twojej sytuacji.