KSeF in Polen: geplante Verschiebung der Sanktionen auf 2028 und Pflichten für 2027

Die geplante Verschiebung bestimmter KSeF-Sanktionen könnte Unternehmen mehr Zeit geben, Prozessfehler zu beseitigen. Die gesamte Pflicht zur Nutzung des polnischen E-Rechnungssystems würde dadurch nicht verschoben. Finanzteams müssen den Sanktionsbeginn, den Umfang der Rechnungspflicht und die Verantwortung für eine korrekte VAT-Abrechnung getrennt betrachten.

Welche Sanktionen verschoben werden sollen

Der Regierungsentwurf sieht vor, die Anwendung bestimmter Vorschriften des Art. 106ni des polnischen VAT-Gesetzes vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Sie betreffen einen besonderen Sanktionsmechanismus, unter anderem bei Rechnungen unter Verstoß gegen die KSeF-Pflicht und bei bestimmten Verfahrensfehlern in den gesetzlich geregelten Betriebsarten.

Das Finanzministerium begründet die Änderung mit dem Zeitbedarf zur Anpassung der Prozesse. Die Novelle soll am 31. Dezember 2026 in Kraft treten. Ob die Verschiebung wirksam wird, hängt vom Abschluss des Verfahrens und der Verkündung ab. Eine Regierungsmitteilung allein ändert keinen Termin des geltenden Gesetzes.

Welche Pflichten trotz Sanktionsaufschub bestehen bleiben

Wenn eine bestimmte Verwaltungssanktion noch nicht angewandt wird, ist KSeF für erfasste Unternehmen und Umsätze deshalb nicht freiwillig. Rechnungen sind weiterhin richtig auszustellen und zu empfangen; VAT ist korrekt abzurechnen. Gesetzliche Ausnahmen und Übergangsregeln müssen berücksichtigt werden. Nicht alle Personen und Dokumente unterliegen denselben Vorgaben.

Die Verschiebung des Art. 106ni schließt auch nicht jede Verantwortung für steuerliche Verstöße aus. Fehler in Erklärungen, Aufzeichnungen und Dokumentinhalten sowie Folgen nach anderen Rechtsgrundlagen bedürfen einer eigenen Prüfung. Der Sanktionsbeginn bei KSeF beantwortet diese Fragen nicht umfassend.

Gesondert zu prüfen sind Unternehmen, die die befristete Erleichterung für einen geringen monatlichen Wert fakturierter Umsätze nutzen. Ein Entwurf zu Sanktionen verlängert nicht automatisch sämtliche anderen Erleichterungen. Zum Jahreswechsel 2026/2027 ist eine konkrete Liste der jeweils genutzten Übergangsvorschriften erforderlich.

Das Absenden einer Rechnung beendet den Prozess nicht

Eine häufige Lücke liegt zwischen der Vertriebssoftware und dem Verarbeitungsergebnis in KSeF. Die Unternehmenssoftware kann eine Rechnung als versandt anzeigen, obwohl KSeF sie abgelehnt hat. Ein Verfahren muss deshalb Status, Annahmebestätigung und Zuteilung der KSeF-Nummer prüfen und diese Informationen richtig mit dem Beleg in der Buchhaltung verknüpfen.

Auch Eingangsrechnungen gehören in die Kontrolle. Der Zugang zu KSeF reicht nicht aus, wenn Rechnungen die Kostenfreigabe, Buchhaltung oder Zahlungsabwicklung nicht rechtzeitig erreichen.

Sechs Prüffelder vor 2027

• Umfang: Welche Unternehmen, Umsätze und Dokumentarten unterliegen der Pflicht, welche sind ausgenommen?
• Status: Wer überwacht Annahme, Ablehnung und KSeF-Nummer und dokumentiert die Fehlerklärung?
• Berechtigungen: Wer darf handeln, wie werden Zertifikate verwaltet und was gilt bei einem Personal- oder Buchhaltungsdienstleisterwechsel?
• Sonderbetriebsarten: Wann und auf welcher Grundlage gilt der jeweilige Offline- oder Notfallmodus, und wer überwacht die Folgepflichten?
• Korrekturen und Ausland: Wie werden Berichtigungen und die Bereitstellung für Empfänger ohne KSeF-Empfang berücksichtigt?
• Abstimmung: Wie werden KSeF-Daten mit Aufzeichnungen, VAT-Erklärung und Vertriebssystem verglichen?

Ein sinnvoller Test durchläuft reale Geschäftsszenarien: eine abgelehnte Rechnung, eine Korrektur nach Monatsabschluss, eine Rechnung für einen ausländischen Kunden und den Zugriffsverlust der üblichen Bedienperson. Jede Tätigkeit braucht einen Verantwortlichen und eine Vertretung.

Zusätzliche Zeit sinnvoll nutzen

Wird die Verschiebung beschlossen, sollte die Zeit wiederkehrende Fehler beseitigen und die Wirksamkeit der Kontrollen messbar machen. Anzahl abgelehnter Belege, Klärungsdauer und Übereinstimmung mit der Buchhaltung zeigen die Bereitschaft besser als die bloße Bestätigung einer aktivierten Integration.

Bis zur Verkündung muss der Zeitplan auch den Fall abdecken, dass der Entwurf nicht zum erwarteten Termin wirksam wird. Die betriebliche Funktionsfähigkeit darf nicht allein vom Ausgang des parlamentarischen Verfahrens abhängen.

Die betroffene Vorschrift und die Begründung

Gesetzestechnisch ändert der geplante Art. 2 Nr. 2 den Art. 23 des Änderungsgesetzes vom 16. Juni 2023: Hinzu kommt Nr. 5 zu Art. 106ni Abs. 1–3 und 5–7 VAT. Das betrifft besondere KSeF-Sanktionen, nicht die gesamte Rechnungspflicht. Der Entwurf berichtigt außerdem Verweisungen zu Sonderbetriebsarten. Dabei müssen offline24, Nichtverfügbarkeit des Systems, Störung und vollständige Störung unterschieden werden.

In der Begründung zu Drucksache 3245 nennt die Regierung technische und organisatorische Probleme sowie den zusätzlichen Zeitbedarf von Steuerpflichtigen am Ende ihrer Übergangsfristen. Zugleich verweist sie auf die Möglichkeit der polnischen Steuerverwaltung KAS, nach Art. 272 der Abgabenordnung an Pflichten zu erinnern und die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Der Aufschub einer Sanktion bedeutet daher nicht den Wegfall von VAT-Kontrollen.

Die Begründung erinnert ferner daran, dass bestimmte Erleichterungen ab 1. Januar 2027 enden, darunter die Regelung für monatlich fakturierte Umsätze bis zu 10.000 PLN brutto. Der Sanktionsentwurf verlängert diese Grenze nicht automatisch. Unternehmen müssen die eigene Übergangsgrundlage prüfen und den Prozess vor deren Ablauf vorbereiten.

KSeF-Korrekturen, falsche Steuernummer und indirekter Rabatt: Welche Belege?

Sammelkorrektur mit Erhöhungen und Minderungen: Welcher Umsatzsteuerzeitraum gilt?

Die Auskunft vom 11. September 2026, 0113-KDIPT1-2.4012.549.2026.2.KT, erlaubte eine Korrekturrechnung für Vermittlungsvergütungen beim Stromverkauf mit Erhöhungen und Minderungen. Art. 106j VAT sowie die Zuordnung zu Rechnungen und Transaktionen waren einzuhalten. Es handelte sich nicht um den besonderen Periodenrabatt nach Art. 106j Abs. 3. KIS lehnte jedoch die stets vollständige Erfassung des Saldos im Ausstellungszeitraum ab: Für Erhöhungen gelten Art. 29a Abs. 17 und der Zeitpunkt ihres Grundes, für Minderungen die einschlägigen Abs. 13–13c und 14. Eine technische KSeF-Annahme entscheidet darüber nicht.

Ein Dokument kann Änderungen mit unterschiedlicher zeitlicher Wirkung zusammenfassen. Erhöhungsgrund und Minderungsregel sind je Position zu bestimmen. Eine Aufteilung nach Korrekturart und Steuerzeitraum verhindert, dass der technische Saldo die steuerliche Zuordnung ersetzt.

Falsche Erwerber-Steuernummer in KSeF: Nullkorrektur oder Datenänderung?

Die Auskunft vom 25. September 2026, 0114-KDIP4-3.4012.407.2026.1.AAR, behandelt mehrere Korrekturarten teils günstig, teils ungünstig. Für eine von KSeF angenommene Rechnung an den falschen Käufer verlangte KIS eine Nullkorrektur für diesen und eine neue Rechnung für den tatsächlichen Käufer. Unter den beschriebenen Umständen waren beide in der ursprünglichen Verkaufsperiode zu erfassen, weil der Fehler von Anfang an bestand. Bei doppelter Abrechnung derselben Leistung war eine Rechnung zu nullen. Diese Aussage gilt nicht automatisch für Anzahlungsrückzahlungen oder alle anderen dort geprüften Korrekturen.

Der Fehler bestand bei der ursprünglichen Leistung: Richtiger Kunde, aber falscher Rechnungsempfänger. Nullkorrektur und neue Rechnung stellten denselben Umsatz richtig dar; deshalb war der ursprüngliche Zeitraum relevant. Bei Doppelrechnungen wird entsprechend doppelter Umsatz entfernt.

Indirekter Herstellerrabatt: Buchungsbeleg oder Rechnung in KSeF?

In der Auskunft vom 15. Oktober 2026, 0114-KDIP1-1.4012.565.2026.2.EW, zahlte ein Hersteller Boni an Abnehmer seiner Waren über unabhängige Händler. Die Empfänger erbrachten keine Marketing- oder sonstigen Gegenleistungen. KIS sah einen indirekten Rabatt, nachweisbar durch einen verlässlichen Buchungsbeleg statt einer Empfängerrechnung oder KSeF-Rechnung. Zwischen Hersteller und Empfänger gab es weder direkten Verkauf noch ursprüngliche Rechnung. Der Rabatt konnte die Ausgangsumsatzsteuer des Herstellers mindern; der Beleg erzeugte keine abziehbare Vorsteuer. Vergütet der Bonus tatsächlich Werbung, Warenpräsentation oder eine andere Leistung, ist neu zu prüfen.

Der Kunde kaufte beim Händler, der Hersteller zahlte den Bonus. Zwischen den Bonusparteien gab es weder einen zu korrigierenden Verkauf noch eine Gegenleistung. Das erklärte den Buchungsbeleg. Werbung oder Warenpräsentation als Gegenleistung wäre dagegen eine gesondert zu dokumentierende Leistung.

Zahlenbeispiel: ein Dokument, zwei Umsatzsteuerperioden

Nur 2.300 PLN VAT im November zu buchen, würde die 4.600 PLN Erhöhung für Oktober übergehen. Bei anderem Ausstellungsmodus oder bereits ursprünglich bestehendem Korrekturgrund ist neu zu beurteilen. Gründe und Daten jeder Position sind erforderlich, nicht allein der KSeF-Status.

Rechnungsfehler, Vorsteuer und Sanktionen: Was folgt aus EuGH-Urteilen?

Senatex, C-518/14, 15. September 2016: Der EuGH beanstandete die Verweigerung rückwirkender Wirkung einer Rechnungskorrektur zur Steueridentifikationsnummer beim Vorsteuerabzug. Rechnungen lagen bereits vor; ihr vollständiges Fehlen war nicht Gegenstand. Das hilft bei Korrektur und Abzugszeitpunkt, erlaubt aber keinen Verzicht auf KSeF-Ausstellung oder Übermittlung.

Barlis 06, C-516/14, 15. September 2016: Zu allgemeine Leistungs- und Zeitangaben rechtfertigten allein keine Abzugsverweigerung, wenn die Behörde alle Informationen zur Prüfung materieller Voraussetzungen hatte. Zusätzliche Nachweise waren einzubeziehen. Beliebige Rechnungsinhalte werden dadurch nicht zulässig; tatsächlicher Erwerb und Bezug zu steuerpflichtigen Tätigkeiten bleiben nachzuweisen.

Grupa Warzywna, C-935/19, 15. April 2021: Der EuGH widersprach einer automatischen 20%-Sanktion für eine überhöhte Erstattung, soweit Fehlerart, fehlender Betrug und fehlender Steuerausfall unberücksichtigt blieben. Gegenstand war die damalige zusätzliche Umsatzsteuerschuld, nicht die KSeF-Sanktion nach Art. 106ni. Verhältnismäßigkeit ist bei Sanktionen relevant, beseitigt aber nicht vorab jede Sanktion und entscheidet nicht über die geplante Verschiebung auf 2028.

Die Urteile liefern Kontext für Rechnungen, Beweise und Sanktionen; keines entscheidet unmittelbar den aktuellen KSeF-Entwurf. Tatsächliche Transaktion, Rechnungspflicht, Verarbeitungsergebnis, Steuerperiode und Haftungsgrundlage sind getrennt zu prüfen. Fremde Auskünfte gewähren bei anderen Tatsachen keinen individuellen Schutz.

KSeF nach Einführung: Rechnungen, Korrekturen und Ausland

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• Umfang: Welche Unternehmen, Umsätze und Dokumentarten unterliegen der Pflicht, welche sind ausgenommen?
• Status: Wer überwacht Annahme, Ablehnung und KSeF-Nummer und dokumentiert die Fehlerklärung?

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